Commencer par trier, pas par scanner
L'erreur classique : numériser tout, y compris ce qui aurait dû partir à la benne il y a cinq ans. Vous transformez un désordre papier en désordre numérique, en plus lourd à parcourir.
Le tri d'abord. Trois piles : obligation légale de conservation, utile au quotidien, à détruire. La troisième est presque toujours la plus grosse.
Ce qu'on doit garder, et combien de temps
- Pièces comptables et factures : 10 ans
- Contrats : 5 ans après la fin, en général
- Bulletins de paie : 5 ans, plus longtemps pour certains éléments
- Documents liés à un bien immobilier : durée de détention et au-delà
Le reste - brouillons, doubles, courriers sans portée juridique, catalogues fournisseurs de 2014 - peut partir.
Le matériel qui change tout
Un scanner à chargeur automatique. C'est la différence entre un projet réalisable et un projet abandonné : on pose une pile de documents, on lance, on revient dix minutes plus tard. Un scanner à plat impose de poser chaque feuille à la main - vous arrêterez au bout d'une heure.
Réglez sur 300 points par pouce en noir et blanc pour du texte : c'est net, léger et parfaitement lisible. La couleur ne sert que pour les documents où elle a un sens.
Le nommage : décidez avant de commencer
C'est le point qui détermine si vos archives seront utilisables ou pas. Une règle simple, appliquée partout : AAAA-MM-JJ_Client_Type.pdf. Ainsi, le tri par nom de fichier trie automatiquement par date.
Et activez la reconnaissance de texte de votre scanner : elle rend les documents cherchables par leur contenu. Vous retrouvez une facture en tapant un montant.
Ce qu'il faut garder en papier
Les originaux avec signature manuscrite qui ont une valeur juridique, les actes notariés, les titres de propriété. Pour le reste, une copie numérique bien conservée suffit dans la plupart des cas - vérifiez auprès de votre comptable pour votre situation.
Le rythme réaliste
N'essayez pas de tout faire en une fois. Une demi-journée par mois, en commençant par les archives les plus récentes, celles qu'on consulte encore. En un an, l'armoire est vide - et vous n'aurez jamais eu l'impression d'y passer du temps.
