La situation de départ
Une entreprise de six personnes. Chaque devis prend environ quarante minutes : reprendre un ancien devis similaire, remplacer les informations client, ajuster les lignes, vérifier les prix dans le tarif en vigueur, mettre en forme, exporter, envoyer, classer, noter dans le suivi.
Une quinzaine de devis par semaine. Soit environ dix heures. Un poste et demi.
Ce qui a été automatisé
Pas tout, et c'est le point important. On a découpé :
- La récupération des infos client depuis le fichier existant : automatisée.
- La mise en forme et l'export : automatisée.
- L'envoi et le classement : automatisés.
- Le choix des prestations et des prix : laissé à l'humain. C'est là qu'est le métier.
Le résultat
Le commercial remplit un formulaire court : client, type de prestation, quelques paramètres. Le devis se génère, s'enregistre au bon endroit, et une proposition de mail d'accompagnement est préparée. Il relit, ajuste si besoin, envoie.
Quarante minutes deviennent une dizaine. Sur quinze devis par semaine, environ sept heures récupérées.
Ce que ça a coûté
Trois jours de mise en place, en comptant les allers-retours pour ajuster. Aucun logiciel nouveau à acheter : les outils existants ont été reliés entre eux.
Rentabilisé en quelques semaines. Mais le vrai bénéfice est ailleurs : les devis partent le jour même au lieu du lendemain, et le taux de réponse s'en ressent.
Ce qui a failli mal tourner
La première version générait le devis et l'envoyait directement. Erreur. Un mauvais paramètre, et un devis erroné part chez un client sans que personne ne l'ait vu.
On a ajouté une étape de validation. Elle coûte trente secondes et supprime le risque. Gardez toujours un humain avant l'envoi.
Comment transposer
Cherchez une tâche fréquente, aux règles claires, où le jugement n'intervient qu'à un endroit précis. Automatisez tout sauf cet endroit-là. C'est la recette, et elle fonctionne pour les commandes, les comptes rendus, les relances ou le classement de documents.
