La règle
Un CV reçu pour un poste précis se conserve le temps du recrutement. Une fois le poste pourvu, deux options : supprimer, ou demander au candidat son accord pour le garder en vue de futures opportunités. Dans ce cas, deux ans est la durée généralement admise.
Le point clé : garder un CV « au cas où » sans avoir informé le candidat, ce n'est pas conforme.
Ce qu'il faut dire au candidat
Trois phrases dans l'accusé de réception suffisent : ce que vous faites de ses données, combien de temps vous les gardez, et comment demander leur suppression. C'est un texte à écrire une fois et à réutiliser indéfiniment.
Bonus non négligeable : ça donne une image professionnelle, y compris aux candidats non retenus - qui sont parfois de futurs clients.
Ce qu'on n'a pas le droit de noter
Les commentaires de recrutement, ça existe et c'est normal. Mais ils doivent porter sur les compétences, pas sur la personne. « Manque d'expérience sur ce type de poste » : légitime. Des remarques sur l'âge, la santé, la situation familiale, l'origine ou les opinions : à proscrire absolument.
Rappel utile : un candidat peut demander à voir ce que vous détenez sur lui. Y compris vos notes.
Le grand ménage, en pratique
- Cherchez « CV » et « candidature » dans votre messagerie. Le résultat est en général édifiant.
- Regardez le dossier partagé où atterrissent les candidatures spontanées.
- Supprimez tout ce qui dépasse deux ans.
- Notez la date du ménage - et remettez-vous un rappel dans un an.
Le cas du recrutement par une plateforme
Si vous passez par un site d'emploi ou un cabinet, les données transitent par eux. Ils sont sous-traitants au sens du RGPD : le contrat doit exister, et vous devez savoir combien de temps eux conservent les candidatures.
