Ce que c'est, vraiment
La liste de ce que vous faites avec des données personnelles. Rien de plus. Vos clients, vos salariés, vos prospects, vos fournisseurs : à chaque fois que vous conservez des noms, des adresses ou des numéros, ça compte.
Le registre répond à quatre questions, pour chaque cas : quelles données, pour quoi faire, combien de temps, et qui y a accès.
À quoi ça ressemble concrètement
Pour une TPE, on arrive vite à une liste courte :
- Fichier clients - nom, adresse, téléphone, e-mail - pour la facturation et le suivi - conservé 10 ans (obligation comptable) - accès : le gérant et la comptable.
- Dossiers du personnel - état civil, coordonnées, contrat, paie - pour la gestion RH - durée légale selon les pièces - accès : le gérant.
- Candidatures - CV et lettres - pour recruter - 2 ans maximum si on garde le CV - accès : le gérant.
- Formulaire du site - nom, e-mail, message - pour répondre - 3 ans - accès : le gérant.
Voilà. Quatre lignes, et vous avez couvert l'essentiel de ce que fait une petite entreprise.
Le vrai bénéfice, il n'est pas réglementaire
Faire ce tableau prend deux heures et révèle presque toujours quelque chose : un vieux fichier Excel de prospects de 2015 dont plus personne ne se sert, une boîte mail partagée à laquelle un ancien salarié a encore accès, des CV entassés depuis six ans.
Le registre, c'est autant un exercice de rangement qu'une obligation. Et le rangement, ça réduit le risque : ce que vous ne conservez pas ne peut pas fuiter.
Une erreur fréquente
Croire qu'il faut un document parfait du premier coup. Non. Un registre imparfait mais existant et tenu à jour vaut infiniment mieux qu'un registre parfait qui n'a jamais été commencé.
