Le principe
On ne conserve une donnée que le temps nécessaire à la raison pour laquelle on l'a collectée. Ensuite, on l'efface - ou on l'archive si une obligation légale l'impose.
Ce n'est pas une lubie de juriste : moins vous gardez de données, moins vous avez à protéger, et moins une fuite éventuelle est grave.
Quelques repères courants
- Factures et pièces comptables - 10 ans, obligation du code de commerce. Là, pas de choix.
- Contrats clients - généralement 5 ans après la fin de la relation, le temps des recours.
- Prospects qui n'ont jamais rien acheté - 3 ans après le dernier contact. Au-delà, on efface.
- Candidatures non retenues - 2 ans maximum, et seulement si vous avez informé le candidat.
- Bulletins de paie - 5 ans, avec des durées plus longues pour certains éléments liés à la retraite.
- Vidéosurveillance - un mois en règle générale.
Ce sont des ordres de grandeur usuels ; votre secteur peut avoir ses propres règles.
La distinction utile : actif ou archivé
Une facture de 2018 n'a rien à faire dans votre fichier clients courant, mais vous devez pouvoir la produire. La bonne pratique : la sortir de la base active et la ranger dans un archivage à accès restreint. Vous respectez l'obligation sans traîner dix ans de données dans l'outil du quotidien.
Le tri, en pratique
Personne ne va supprimer des lignes à la main tous les matins. L'approche réaliste : une revue annuelle, notée dans l'agenda. On regarde ce qui a dépassé les durées, on purge, on note qu'on l'a fait.
Une demi-journée par an. Et le fichier reste propre, ce qui a un bénéfice inattendu : les campagnes commerciales fonctionnent mieux quand la base n'est pas encombrée de contacts morts.
